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A comunicação no mundo corporativo sempre foi um tema recorrente de pesquisas e trabalhos de grandes especialistas e acadêmicos da área de gestão comportamental. O conhecimento e a aplicação de técnicas especificas fazem com que uma simples conversa entre um supervisor e seu subordinado vire um grande resultado para a equipe.

Numa pesquisa publicada na revista Melhor gestão de pessoas, Luiz Fernando Garcia analisou o comportamento de 450 donos de empresas de pequenos, médios e grandes negócios, observou que o feedback no ambiente de trabalho nem sempre é compreendido ou aceito de forma adequada.

O autor ressalta em sua pesquisa que após o trabalho realizado com um grupo dirigido de Psicodinâmica em Negócios no Brasil, a capacidade de se comunicar em ambientes de feedback mais que duplicaram. E que esses empresários ao perceberem que saber dar o retorno sobre uma situação do dia a dia de trabalho nem sempre é uma missão das mais simples.

Ao conhecerem o processo do feedback e sua adequada forma de emprega-lo, os empresários passaram a compreender que não se trata de queixa, bronca, conselho ou mesmo lição de moral. Essa ferramenta deve ser utilizada com o intuito de melhorar as relações entre as pessoas, mostrar respeito entre os envolvidos e o desejo real que o outro se desenvolva.

De acordo com Luiz Fernando Garcia, existe sete passos de um feedback ideal:

  1. PREPARAÇÃO – Reflita cuidadosamente sobre o que irá falar ao outro, com um balanço de aspectos positivos e negativos. Preparar-se com antecedência faz com que os fatos mais importantes sejam privilegiados durante o feedback e, com a lembrança dos pontos positivos do outro envolvido, a resistência pode ser quebrada.
  2. ESCOLHA DO AMBIENTE ADEQUADO – A conversa deve ocorrer em um ambiente neutro, de preferencia na sala de quem vai receber o feedback, sem que haja interrupções de outras pessoas. O local deve contribuir para que o assunto transcorra com a menor tensão. É fundamental que telefonemas ou secretarias, por exemplo, não interrompa.
  3. DEFINIÇÃO DAS REGRAS – Deve-se combinar quem fala primeiro e depois. Enquanto um se pronuncia, o ideal é que o outro anote todas as observações e as cite somente depois. Em seguida, os papéis se invertem. Respostas de bate-pronto geram tensão. Com a espera, por sua vez, a impulsividade é controlada e há tempo para assimilar o que foi dito. Quem propôs o feedback deve deixar o outro à vontade para começar, caso prefira.
  4. COMECE PELOS PONTOS POSITIVOS – Destaque as qualidades de quem ouve, antes de cobrar algo. O início pelos pontos positivos faz que a resistência de quem escuta seja quebrada.
  5. CUIDADO COM UM TOM ACUSATÓRIO – É necessário o uso de exemplos específicos de comportamentos inadequados, e não adjetivos genéricos como “egoísta” e “preguiçoso”. Também é melhor dizer “eu me sinto desconfortável com essa situação” que “você é isso ou aquilo”. É uma maneira de desarmar as defesas do outro, sem causar irritação.
  6. MOMENTO DE OUVIR – Não interferir enquanto o outro se posiciona. É um momento apenas de ouvir, anotar observar e esperar a vez de falar. Aguardar o momento certo para se pronunciar demonstra maturidade e interesse verdadeiro de melhorar.
  7. FINALIZAÇÃO – Depois de tudo dito, é fundamental que haja um reforço dos pontos principais do feedback, tanto dos negativos quanto dos positivos. Isso ajuda o outro a organizar os pensamentos e selecionar o mais importante de uma conversa que dura cerca de 40 minutos.

Luiz Fernando Garcia é especialista em gestão comportamental aplicada ao mundo dos negócios e criador da metodologia de Psicodinâmica em Negócios.

Revista Melhor gestão de pessoas – Edição Especial do CONARH ABRH 2012.

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